¿Puedo firmar un contrato con firma electrónica?

La firma autógrafa continúa siendo el medio por excelencia para la firma de documentos. No obstante, utilizar medios físicos llega a generar atrasos en el cierre de un negocio cuando las partes se encuentren en diferentes sitios geográficos, debido a que se necesita imprimir el contrato en papel, firmar un juego y enviarlo por mensajería a la contraparte para su cotejo y firma. De esta manera, cada parte conserva un juego en original. Naturalmente es posible viajar a las oficinas de alguna de las partes (o de sus abogados) para firmar el contrato de forma presencial; sin embargo, esto tiene un costo elevado e innecesario, sobretodo cuando el monto de la transacción es bajo.

Los medios electrónicos han solucionado este problema al permitir la realización de operaciones comerciales entre personas no presentes utilizando una firma electrónica que, al crearse de conformidad al Código de Comercio y la Ley de Firma Electrónica Avanzada, constituye una fuente válida y cierta de obligaciones. Para que una firma electrónica se considere fiable es necesario que reúna los siguientes requisitos:

  • Los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante;
  • Los datos de creación de la firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante;
  • Sea posible detectar cualquier alteración de la firma electrónica hecha después del momento de la firma, y
  • Respecto de la integridad de la información de un mensaje de datos sea posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma (Artículo 97 del Código de Comercio).

La fiabilidad en la creación de la firma electrónica otorga certeza a la persona que la utiliza de que sólo ella la conoce, por lo que puede constituirle una fuente válida y cierta de obligaciones. De esta forma, es posible firmar un contrato de manera remota y guardar todos tus documentos en original de forma digital, olvidándote de tener que guardar miles de hojas de papel en archiveros.

Aumenta tu productividad utilizando formatos inteligentes

Cuando un cliente nos solicita ayuda para la redacción de un contrato, normalmente buscamos entre los archivos con los que hemos trabajado anteriormente para ver de qué manera podemos “reciclarlos” y adaptarlos al nuevo asunto. De esta forma podemos aprovechar el tiempo dedicado en la investigación, redacción y negociación de un asunto anterior para uno nuevo. Después de todo, nuestros clientes esperan a que contemos con experiencia en asuntos similares para poder asesorarlos de la forma más eficiente.

Los abogados normalmente contamos con una base de datos de documentos que utilizamos como referencia; sin embargo, cada asunto es diferente y nuestra redacción debe adecuarse al caso en particular. Por esta razón es muy difícil que podamos contar con un contrato que cubra todas las posibles variables y es necesario revisar varios documentos para poder utilizar las cláusulas que sean útiles para el nuevo asunto. Aunque este “reciclaje” de documentos resulte en un ahorro de tiempo considerable comparado con escribir un contrato desde cero, esta revisión de los diferentes documentos en nuestra base de datos puede llevarnos horas y tiempo que no podemos facturar a nuestro cliente.

Trato ofrece una solución para este problema al permitirte crear una biblioteca de cláusulas favoritas para cada tipo de contrato, con lo que podrás contar con, por ejemplo, un solo formato de contrato de prestación de servicios con cláusulas de confidencialidad unilaterales o bilaterales, protección a propiedad industrial, responsabilidad laboral, entre otras, en un solo documento y poder escoger las que mejor se adapten al caso en particular. De esta forma no tendrás que buscar entre todos los contratos de prestación de servicios que has redactado para escoger las cláusulas adecuadas al nuevo asunto, ahorrándote tiempo que puedes utilizar para otro pendiente en el día. Asimismo, ponemos a tu disposición un buscador dentro de la plataforma para que puedas consultar el IUS y las leyes federales.

Nosotros sabemos que tu tiempo significa dinero para tu despacho y nosotros queremos que lo utilices de la forma más productiva posible.

Ventajas de expedir proxies con firma electrónica

Las actas de asamblea son una de las tareas más sencillas, pero a la vez más tardadas dentro de una empresa. Cuando una compañía necesita, por ejemplo, otorgar un poder para la firma de un contrato, es necesario que los socios (o accionistas, dependiendo del tipo de sociedad) celebren un acta de asamblea.

Es muy difícil conseguir que los socios se reúnan personalmente para celebrar una asamblea por lo que normalmente se expiden poderes (proxies) para que un representante puedan asistir a dicha asamblea. El proceso consiste en los siguientes pasos: (1) los abogados se encargan de redactar el proxy para designar a los representantes legales (normalmente son los mismos abogados); (2) se envía el proxy por correo electrónico para su firma; (3) el documento se debe de imprimir, firmar y enviar por paquetería de vuelta a las oficinas de los abogados, y (4) se firma el acta de asamblea para su protocolización ante notario público.

El tiempo necesario para poder recibir el proxy firmado y poder celebrar la asamblea puede tomar entre 1 o 2 semanas. Esto sin considerar la posibilidad que el socio o su representante se encuentre de viaje, no cuente con acceso a una impresora o no haya una oficina de paquetería cerca, causando atrasos considerables en una operación urgente.

En caso de utilizar la firma electrónica, los abogados podrían enviar los proxies por correo electrónico y los socios firmarlos cuando quieran y en cualquier lugar con acceso a internet, representando un ahorro considerable de tiempo en la operación. Si los estatutos de la sociedad prevén la posibilidad de utilizar firmas electrónicas para este tipo de operaciones, tanto la empresa como sus socios lo van a apreciar mucho.

5 Beneficios de usar un Administrador del Ciclo de Vida Contractual (ACVC)

Definitivamente vivimos en un momento en el que existen soluciones tecnológicas para ayudar en los procesos de una empresa, sin importar si es una Startup, PyME o una gran corporación.

Ya hemos dejado en el pasado ir al banco a diario, buscar la firma de los trabajadores cada quincena en su recibo de nómina, solicitar facturas impresas en los establecimientos y por ende nos hemos ido olvidando de tener grandes montones de papel esperando a ser archivado.

Ahora le toca a los contratos y toda la documentación que estos traen consigo… actas, identificaciones, poderes, comprobantes, planos y una larga lista de etcéteras. Para ello existen los llamados Administradores del Ciclo de Vida Contractual. Si nunca has escuchado hablar de este término te recomiendo revisar ¿Qué es un Administrador del Ciclo de Vida Contractual (ACVC) ? este artículo te ayudará a entender qué es y el papel que juega dentro de un cierre de negociación.

Bueno, ya que sabes qué es, me gustaría compartir algunos beneficios puntuales que te traerá contar con un ACVC dentro de tu organización:

1. NEGOCIACIÓN EFICIENTE

Deja atrás los interminables intercambios de correos y archivos para pasar a una negociación dentro del ACVC, quedando todo documentado y en un mismo lugar.

2.DOCUMENTACIÓN CENTRALIZADA.

Desde el contrato mismo hasta los anexos y documentación de soporte como comprobantes de pago o entregables en un mismo lugar y disponibles para su consulta en carpetas protegidas en la nube. Y por ende, nos podemos olvidar de esos comunes expedientes de 100 hojas que al irse acumulando ocupaban un espacio vital en nuestras oficinas.

3. ALERTAS

Mantén un seguimiento cercano de cada contrato, fechas de pago/entregas, vencimiento y en general cualquier cláusula que sea relevante para ti, inclusive asignar penalizaciones y enviar recordatorios a las partes

4. FIRMA AL INSTANTE

Evita el retraso de cualquier cierre de negocio ya que se puede firmar el contrato con cualquiera de las firmas digitales disponibles, y con la misma validez de la autógrafa tradicional. ¿Te parece increíble? Checa este artículo que te quitará cualquier duda sobre su validez.

5. ACCESIBILIDAD

Acceso a tus documentos y sus anexos desde donde quiera que estés ingresando a la plataforma a través de cualquier navegador web o en algunos casos a través de la aplicación móvil.

Suena bien, ¿cierto? Te estarás preguntando si tanta maravilla está disponible en México, pues la respuesta es ¡SÍ!, en TRATO puedes encontrar estas funciones y algunas otras que definitivamente reflejarán un cambio en la forma de cerrar y dar seguimiento a las negociaciones de nuestro día a día.

Cuál es el momento ideal para pedir un crédito para negocios

El crédito puede ser un gran aliado de tu negocio si sabes elegirlo en el momento adecuado. Existen diferentes factores que te ayudarán a determinar si es tiempo de solicitar uno y que este no ponga en riesgo las finanzas de tu empresa.

Para muchos negocios adquirir un crédito puede hacer la diferencia entre el éxito o fracaso. Por ello en Konfío te compartimos algunos consejos que te ayudarán a determinar si estás listo para adquirir un crédito y que realmente te ayude a impulsar tu negocio.

Tienes clara tu capacidad de pago

Es muy importante conocer cuánto dinero tiene tu negocio para cubrir nuevas deudas. Esto te ayudará a definir los plazos y el monto que puedes elegir antes de solicitar un crédito. La capacidad de pago la puedes calcular restando a tus ingresos el total de tus deudas por mes y el ahorro. Te recomiendo que tengas un fondo para cubrir cualquier tipo de emergencia. La fórmula para calcular tu capacidad de pago es: Total de ingresos – (total de gastos + ahorro). Si esta no excede el monto que deberás pagar de manera mensual, estás listo para adquirir un crédito.

Sabes para qué vas a usar el crédito 

Es muy importante que tengas un plan y definas los objetivos que quieres lograr con el crédito; asegúrate que sea una inversión productiva y evita usarlo para pagar otras deudas o para uso personal.  Tu plan debes ser lo más detallado posible ya que te ayudará a conocer cuánto dinero vas a necesitar para llevar esa idea a cabo. Por ejemplo, si quieres incrementar las ventas de tu negocio, determina en qué porcentaje quieres crecer (toma en cuenta a tu mercado y la competencia), que estrategias de marketing implementarás, qué cambios debes realizar en tu estructura y en cuánto tiempo recuperarás tu inversión (ROI).

Tienes un sano historial crediticio

Antes de  pedir un crédito debes analizar tus deudas para que estas no aumenten y puedas seguir pagándolas en el futuro. Puedes acercarte a instituciones como Buró de Crédito y Círculo de Crédito para conocer tu reporte.

Tener un buen historial te ayuda a obtener mejores condiciones de pago y montos mayores. Si tu historial de crédito es negativo, empieza con mejorarlo antes de pedir un nuevo financiamiento. 

Como puedes ver, el tiempo para solicitar un crédito dependerá del ciclo y las necesidades de  cada negocio. Se realista, evalúa opciones y úsalo a tu favor.