¿Qué es un Administrador del Ciclo de Vida Contractual?

Para dilucidar la inquietud, empecemos con un ejemplo: Juan busca un departamento para rentar en la Ciudad de México. Se encuentra con Paola, corredora de bienes raíces. Paola le enseña una propiedad en la Condesa. A Juan le encanta el departamento y Paola le indica que hay muuuchos interesados. Por tal motivo, Juan desea inmediatamente apartarlo con la entrega de efectivo. Paola recibe el dinero y le entrega un recibo. Paola lo presenta con la dueña del departamento, Mariana y esta última, a través de Paola, le pide información financiera y recomendaciones para asegurar que Juan cumplirá con los términos del contrato de arrendamiento. Juan le entrega toda la documentación y todo parece estar en buenos términos. Juan recibe el contrato y encuentra algunas cláusulas que le preocupan, como la alta penalización por falta de pago oportuno o el hecho de que el contrato debe ser en dólares. Juan se desiste de ocupar el departamento y la dueña no desea regresarle el apartado. La situación entra en crisis. Las comunicaciones desordenadas. Y aún así, hay contrato.

“Artículo 78.- En las convenciones mercantiles cada uno se obliga en la manera y términos que aparezca que quiso obligarse, sin que la validez del acto comercial dependa de la observancia de formalidades o requisitos determinados.” (Código de Comercio)

Este es solo un escenario que ocurre normalmente en las operaciones de bienes raíces como en muchas otras áreas en dónde,  a pesar de que no se había firmado un documento, ya existían de antemano derechos y obligaciones que se debían cumplir, pero, ¿quién de las partes estaba completamente informado de todo los escenarios que podrían ocurrir al iniciar la relación? Por otra parte, en caso de que se hayan firmado documentos, ¿quién lleva el seguimiento de todas las comunicaciones y acuerdos traspapelados en cajones y/o escritorios llenos de papel? ¿no usas papel?, entonces en múltiples documentos, PDFs y carpetas regadas en el “escritorio” de tu computadora.

Gracias a la tecnología existen ahora herramientas que facilitan manejar el proceso completo de negociación entre los participantes de un contrato facilitando el proceso desde la creación de un documento jurídico, la negociación de los términos, la aprobación por parte de todas las partes involucradas, el consentimiento con la firma digital del documento y finalmente, el seguimiento de todas y cada una de las obligaciones y derechos contenidos en el mismo. Incluso, si el contrato está por vencer, asegurar que todas las partes estén enteradas para decidir si van o no a continuar con su relación jurídica.

A este tipo de herramienta se le conoce como un Administrador de Ciclo de Vida Contractual (ACVC) mejor conocido internacionalmente como “Contract Lifeycle Management (CLM)” cuya principal característica es que actua como un repositorio especializado de contratos en la nube enfocado a simplificar un proceso considerado comunmente tedioso por aquellas personas que manejan muchos contratos parar soportar sus múltiples operaciones. 

Volviendo al escenario, ¿qué hubiera pasado si Paola utilizara un Administrador del Ciclo de Vida Contractual?

Paola prepara toda la documentación con la colaboración de Mariana desde el ACVC. Cuando Juan decide apartar el departamento, se le facilita la posibilidad de firmar desde su móvil una promesa de contrato que regula con la debida anticipación las consecuencias de no firmar el documento final. Desde ese momento, Juan ya puede consultar el documento jurídico que tendrá que firmar en caso de concretarse la operación, una vez realizadas las validaciones correspondientes. Mariana recibe una notificación de manera inmediata sobre el interés de Juan en firmar el contrato de arrendamiento y revisa desde su computadora, la documentación que Juan subió. Mariana valida la información y a Juan le llega una notificación de que ya es momento de firmar el contrato de arrendamiento. Juan lo firma electrónicamente y lo guarda en sus propios archivos una vez que Mariana hizo lo propio. Mariana recibe cada mes a partir de dicho momento un recibo de pago de la renta sin necesidad de preocuparse sobre el cumplimiento del contrato.

En los tiempos de hoy, difícilmente pueden las empresas llevar el seguimiento de múltiples operaciones que ocurren con cada uno de sus clientes.  El seguimiento de los contratos, siendo uno de los más importantes, es comúnmente delegado al departamento jurídico que considera esta actividad como “talacha” pero que igualmente debe realizar, descuidando como consecuencia la parte sustantiva del derecho. Destinan no a uno, sino a múltiples personas para revisar términos que se repiten, procesos reiterativos, aunque con diversas modalidades de complejidad, con cada uno de sus clientes. Hoy, ya no es necesario. Es momento de ser eficientes con la innovación que tenemos a nuestro alcance.

Si todas la operaciones se realizaran con el apoyo de un ACVC, las operaciones serían más seguras y eficientes, además de los miles de dólares que se ahorrarían las empresas por litigios iniciados por falta de claridad en los documentos que sustentaron alguna vez, una relación profesional amistosa.