¿Qué deberías saber sobre los documentos digitales?

¿Qué deberías saber sobre los documentos digitales?

¿Qué son los documentos digitales?

En términos generales, los documentos digitales son archivos que proporcionan información y cuentan con la capacidad de ser registrados en un soporte de almacenamiento para su fácil identificación y recuperación. 

Los documentos digitales se están convirtiendo rápidamente en el tipo más común de documento intercambiado entre empresas y particulares. Proporcionan información y pueden registrarse en un soporte de almacenamiento para facilitar su identificación y recuperación. Además de su sencilla consulta, puesto que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, ¡siempre que se tenga acceso a Internet!

En caso de que necesites una copia impresa o quieras compartir tu documento digital con alguien que no tenga acceso a ordenadores o smartphones, los documentos digitales pueden imprimirse fácilmente con la mayoría de las impresoras actuales (o incluso enviarse por correo electrónico). Sin embargo, no olvides la importancia de realizar copias de seguridad con regularidad para que, si algo le ocurre a tu ordenador o smartphone (o si algo ocurre mientras estás de viaje), ¡tu información no se pierda para siempre!

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Ventajas de los documentos digitales

1. Los documentos digitales son como las versiones en papel a las que está acostumbrado, pero mejores.

Los documentos digitales proporcionan información y pueden registrarse en un soporte de almacenamiento para facilitar su identificación y recuperación.

De hecho, son tan parecidos a los documentos en papel que es posible que ni siquiera notes la diferencia. ¡excepto porque no necesitan papel en absoluto!

2. Son más seguros que los impresos.

Los documentos digitales son más fáciles de rastrear y almacenar que los impresos, lo que significa que es menos probable que se pierdan o destruyan de forma accidental o malintencionada.

3. Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo.

Esto hace que los documentos digitales sean más fáciles de organizar que las versiones en papel y que se pueda trabajar simultáneamente en ellos.

Medidas para evitar fraudes digitales

Tipos de documentos digitales

Impresos digitalizados. Como ayuda de un escáner o una aplicación, el documento físico se puede convertir en uno digital.

Digitales para imprimir. Documentos que son creados digitalmente con la finalidad de ser impresos

Digitales multimediáticos. Son aquellos cuyo fin es aprovechar totalmente los beneficios de digitalización en un documento, como lo son la modificación y distribución de información.

Los documentos digitales son de gran ayuda para el almacenamiento y distribución de los mismos, sus ventajas son amplias y pueden ofrecernos mucho mayor viabilidad y seguridad que los físicos.

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¿Cómo firmar documentos digitales?  

Firmar documentos digitales es muy fácil. TRATO te ofrece una solución rápida y fácil de usar, ya que Starter es la opción ideal para ti que buscas firmar documentos digitales desde cualquier lugar.

• Entra a TRATO Starter y regístrate
• Sube tu documento digital en el menú principal de Starter y agrega los datos de los firmantes.
• Recibe tu documento digital firmado por los participantes y ahora coloca tu firma en el documento digital.
• Por último podrás guardar una copia del documento digital firmado o simplemente descargarlo en formato PDF.

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