¿Sabes cuáles son los beneficios de la firma electrónica y la digitalización de contratos?

El uso de la firma electrónica ha aumentado con el paso de los años. Si te has preguntado por qué deberías comenzar a firmar digitalmente y dejar de utilizar firma tradicional, aquí te contamos 10 razones:

1. Reducción de costos

Optimiza tu proceso de contratación con la firma digital y empieza a ahorrar recursos. La digitalización es una herramienta muy útil para controlar gastos y ahorrar costos en cualquier empresa u organización. 

Integrar tecnologías que promuevan la conectividad a internet, las plataformas de comercio electrónico y las redes sociales es una manera de mejorar la comunicación entre la empresa y el cliente, así como el flujo de información. Además, el almacenamiento en la nube permite la liberación de espacios físicos, lo que permite importantes ahorros a corto y largo plazo en el costo de operaciones de cualquier empresa.

El uso de la firma electrónica permite una negociación fluida y de manera remota con tus clientes o proveedores, evitando gastos de papel, impresión, paquetería, traslado y hospedaje, entre otros.

Aunque esto parezca un ahorro menor a nivel individual, a gran escala es muy valioso especialmente para los negocios y transacciones que implican un enorme papeleo, o cuando las partes interesadas se encuentran en ubicaciones geográficas distantes. Evitar la dependencia de la firma tradicional reduce la necesidad de reunirse presencialmente y la carga administrativa de diferentes áreas.

Al utilizar herramientas de gestión de contratos y documentos como el CLM de TRATO puedes reducir gastos de almacenamiento y resguardo físico. Este tipo de plataformas permiten la automatización de procesos, incluyendo la negociación y firma de contratos.

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2. Aumento de Productividad

¿Cuántas veces te has trazado la meta de ser más productivo y eficiente en tu día a día? La productividad se trata de priorizar, organizar y trabajar para conseguir el mejor resultado con los mismos recursos. Los procesos se están digitalizando más gracias al desarrollo de la tecnología. Contar con un ambiente tecnológico y promover la innovación en el negocio genera nuevas oportunidades y formas de desarrollar el trabajo y los servicios, así como las capacidades del equipo.

La firma electrónica y la digitalización de procesos logran llegar al mejor resultado de manera más eficiente integrando agilidad en la negociación y gestión de la contratación de servicios. Firmar desde cualquier lugar del mundo, con cualquier dispositivo y con medidas de seguridad distintas permite aumentar significativamente la productividad de tu negocio al reducir el tiempo y trabajo necesarios para negociar y firmar tus contratos.

No será necesario que el cliente o proveedor de servicios acuda a algún local o establecimiento para firmar contratos o entregar documentos. Con el uso de la firma electrónica, esta operación puede realizarse a distancia, de esta manera tu empresa podrá hacer negocios desde  cualquier parte del mundo.

Las plataformas de firma electrónica como TRATO permiten la escritura rápida de contratos, el uso de plantillas, la negociación en tiempo real, identificación biométrica de los participantes del contrato y el almacenamiento en la nube de la información, entre otras funciones para automatizar y optimizar el proceso de contratación.

Además, el CLM de TRATO asiste al Usuario en la gestión de la contratación para establecer plazos de tiempo reales y cumplirlos y con ello medir avances y resultados, organizar nuestro tiempo y trabajar en equipo.

Aprovecha el espacio y tiempo, además de ahorrar recursos para conseguir el mejor resultado en tus procesos de contratación con la firma electrónica de TRATO.

3. Implementación inmediata

La implementación y los beneficios de soluciones digitales como la firma electrónica son inmediatos. 

Puedes firmar desde este momento a través de una plataforma de firma digital. A diferencia de lo que algunos piensan, no es necesario utilizar el certificado de e.firma emitido por el SAT, por lo que puedes firmar con validez legal desde soluciones que den cumplimiento a los requisitos establecidos en las distintas leyes aplicables.

TRATO es un software as a service hospedado en la nube (internet) por lo que solo es necesario acceder a la plataforma y crear una cuenta para comenzar a firmar contratos y otros documentos digitales.

4. Automatización de procesos

Optimiza la gestión empresarial con la automatización de procesos utilizando la tecnología y la integración de sistemas de análisis de datos.

El principal objetivo de la automatización de procesos es eficientar el progreso del flujo de trabajo en una organización. Al estandarizar los procesos, la empresa y las personas pueden garantizar una mayor calidad en el servicio.
Con la firma electrónica es posible reducir costos, tiempo, desperdicio de papel, aumentar la productividad, minimizar fallas y controlar en tiempo real todos los procesos comerciales. La automatización de procesos permite acelerarlos, acortar los ciclos de desarrollo, eliminar la repetición innecesaria de actividades y el tiempo entre ellas.

Las plataformas de firma electrónica como TRATO asisten en la colaboración interna y externa entre el equipo de trabajo y el cliente para la negociación y firma de contratos. Con el uso de TRATO es posible analizar procesos, modelarlos, ponerlos al control de todas las partes, monitorearlos y analizar los datos relacionados con los procesos y, con base en esta información, optimizarlos. 

Finalmente, los procesos automatizados se vuelven fáciles de monitorear, rastrear y analizar. Cada vez que se ejecuta el proceso de contratación, todos los datos e información estarán disponibles y documentados, como quién realizó el proceso, qué hizo, cuándo, con qué recursos, incluyendo la fecha y lugar de firma, entre otras.

5. Almacenamiento y administración en la nube

El almacenamiento en la nube permite resguardar cualquier tipo de archivo o información en una infraestructura digital con una administración remota. 

El espacio de almacenamiento en la nube es casi infinito. Esto quiere decir, que nunca más tendrás que preocuparte por el espacio libre que le queda al disco duro de tu computadora. Los sistemas de almacenamiento en la nube son escalables y permiten adaptarse a las necesidades de almacenamiento de datos de una persona u organización. Además, son accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.

Puedes almacenar la información de los procesos de contratación de forma virtual y tener una gestión segura a través de las credenciales y contraseñas. Disminuye los costos de almacenamiento descartando espacios físicos y facilita el intercambio de la información entre las partes del negocio integrando soluciones digitales.

Por otro lado, las soluciones de firma digital permiten administrar el acceso a la información y su edición, lo que facilita la protección de datos confidenciales y la privacidad de las partes.

Además, con el almacenamiento en la nube se tiene la posibilidad de guardar un respaldo de nuestros archivos en un lugar seguro.

Conoce cómo TRATO protege tus datos en la nube.

6. Legalmente válida en todo el mundo

Firmar contratos electrónicos con validez legal es fácil de hacer desde cualquier país con una plataforma de firma electrónica y administración de contratos como TRATO.

Las normas locales de cada país han sido actualizadas para permitir el Comercio Electrónico y la Firma Digital. Existen tratados internacionales que establecen principios y criterios que permiten que la firma electrónica de documentos sea válida frente a cualquier autoridad.

Para que una firma electrónica sea válida en cualquier parte del mundo es necesario que se demuestre la intención de firma del participante, el consentimiento sobre el uso de los medios electrónicos para la firma, que la firma sea atribuible claramente al firmante (puede conseguirse a través del correo electrónico, datos biométricos, pasos de autenticación, entre otros), así como poder asociar la firma electrónica al documento firmado.

La plataforma de TRATO está desarrollada para dar cumplimiento normativo a distintos niveles (civil, mercantil, laboral, administrativo, etc…) con certificados digitales de distintas autoridades en el mundo.

Te dejamos una guía sobre la Firma Electrónica.

7. Privacidad y seguridad de la información

¿Es seguro firmar electrónicamente? En realidad la firma electrónica complementa la seguridad de la información y la privacidad sobre los datos sensibles siempre y cuando esté desarrollada de manera correcta.

La información constituye un activo de gran valor para las organizaciones. Por ello deben implementarse soluciones en la nube que garanticen la seguridad de la información y que permita a los usuarios acceder a ella de forma rápida y de forma exclusiva.

Las empresas adoptaron la firma digital para garantizar la seguridad de la información a partir del reconocimiento del comercio electrónico.

Uno de los requisitos más importantes que deben cumplir las aplicaciones y empresas que ofrecen servicios a través de internet es la Protección de Datos Personales (de clientes, colaboradores y proveedores). Es fundamental que la infraestructura tecnológica de estas aplicaciones garantice el correcto uso y administración en el procesamiento de datos.

Para garantizar la protección de los datos de nuestros Usuarios, TRATO implementa medidas técnicas tanto internas como a través de proveedores para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información sin importar el lugar de geolocalización del Cliente.

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8. Control de riesgos

El control de riesgos es el proceso diseñado para gestionar los riesgos de acuerdo a los parámetros de la empresa y las leyes del país.

Reduce los riesgos de pérdida de la información y alteración de los documentos firmando digitalmente al agregar trazabilidad al proceso de negociación y firma de tus acuerdos. Además, puedes verificar la identidad de los participantes en la firma de cada contrato para comprobar que una persona es quien dice ser antes y después de la firma.

La tecnología de TRATO permite probar frente a cualquier persona o autoridad las condiciones del negocio, la fecha y lugar de firma, así como la autenticidad del firmante. Al utilizar una solución digital es más fácil recabar la información para la celebración de negocios.

Finalmente, cuando se firma en papel, existe un mayor grado de riesgo en la falsificación de documentos.  Gracias a las herramientas digitales es posible aplicar medidas de seguridad para garantizar la autenticidad y fiabilidad de la firma y el contenido de los documentos.

9. Mejora la experiencia del cliente

La firma electrónica puede utilizarse para simplificar procesos, aportando rapidez y seguridad a cualquier trámite, mejorando la relación con todas las partes del negocio.

Ya se trate de ventas directas o a distancia, de forma online o física en un establecimiento, la firma electrónica es una herramienta para mejorar la experiencia del cliente al simplificar y modernizar la etapa de la contratación en línea.

La firma electrónica permite firmar documentos y contratos de forma sencilla, legal y segura al simplificar y modernizar los procesos de contratación.

Un proceso de contratación sencillo aumenta la tasa de conversión del cliente al generar la percepción de ser una empresa que hace negocios de manera rápida y eficaz.

Con TRATO agiliza los procesos de contratación, mantén control sobre la  trazabilidad de tus contratos e  integra la información con los sistemas internos de las empresas a través del API.

10. Firma desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo

Permite que cualquier persona acceda a tus productos o servicios utilizando la firma electrónica. Al ser una solución en línea, la firma electrónica puede ser utilizada desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Con TRATO firma electrónicamente documentos o contratos, con cualquier dispositivo y desde el lugar en el que te encuentres. Agenda una llamada y empieza a ¡firmar ya!

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