Conoce sobre la Administración de contratos y sus beneficios

¿Qué es la administración de contratos?

La administración de contratos, como su nombre lo dice; nos permite tener una adecuada organización e implementación de los contratos que una empresa puede tener.

Con las reformas en materia de medios electrónicos, desde el año 2000 es más común que las empresas y otras organizaciones utilicen herramientas tecnológicas para digitalizar sus procesos administrativos y contractuales. Por ejemplo, pueden utilizarse sistemas biométricos para la autenticación e identificación de usuarios en la negociación de un contrato, así como la firma electrónica para que los mismos participantes puedan firmarlo desde el lugar en donde estén. 

De esta manera la administración de contratos permite el prevenir errores y mejorar la manera en que se manejan los contratos de una manera automatizada y con la última tecnología.

Además, pueden utilizarse herramientas como TRATO (un CLM o “Contract Lifecycle Management”) para la gestión de los documentos firmados antes y después de la negociación y firma de las partes.

Conoce también acerca de la gestión de contratos

Proceso para tener una Administración de contratos efectiva

La celebración de un contrato comprende distintas etapas:

1. Creación.

La creación del contrato parte de la construcción del documento, en donde deberán establecerse los datos generales de los participantes del contrato, las obligaciones de cada uno y su firma. En un CLM como TRATO la negociación del documento quedará registrada en el ciclo de vida y la construcción del documento resulta más sencilla que en la vía tradicional gracias a las herramientas de la plataforma.

2. Envío y negociación.

Una vez construido el contrato podrán establecerse los datos de envío para revisión y negociación. Los comentarios, correcciones y propuestas que se hagan sobre el documento quedarán registradas en el ciclo de vida, garantizando la trazabilidad y autenticidad del contrato.

3. Aceptación y firma.

Cuando el contrato esté listo para firmarse, los participantes podrán hacerlo desde cualquier lugar del mundo a cualquier hora, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley para que el contrato sea válido. Para lo anterior, la firma electrónica de TRATO y el documento electrónico integran un sello de tiempo de la autoridad correspondiente, según la jurisdicción en la que estemos trabajando.

4. Cumplimiento de obligaciones y ejercicio de derechos.

La plataforma también tiene funciones que sirven para conocer y administrar el nivel de cumplimiento de los contratos. Además, con el desarrollo de la tecnología Blockchain, esa y otras herramientas pueden ser utilizadas para automatizar el cumplimiento de contratos en contratos inteligentes.

5. Término y renovación.

Las notificaciones automáticas y el calendario con inteligencia artificial de TRATO permitirá que los participantes conozcan el estatus de los contratos, recordando la fecha de término o renovación de documentos.

6. Almacenamiento.

Los documentos generados en la plataforma quedarán resguardados y la base de datos de TRATO está protegida con certificaciones de seguridad en datos personales a nivel internacional. Además, la información generada por el usuario está cifrada por lo que él será el único que tenga acceso a dicha información, garantizando la seguridad del usuario y sus clientes o proveedores.

Estos son los beneficios de usar contratos digitales

¿Qué beneficios me otorga la administración de contratos?

El uso de herramientas tecnológicas en la administración de contratos permite que los encargados de procesos contractuales o generación de otros documentos jurídicos ocupen su tiempo y talento en tareas menos básicas como la creación del contrato, la renovación o traslados para la firma del documento.

Además, la digitalización de estos procesos permite que el almacenamiento de los documentos jurídicos sea automático y eficiente, facilitando su búsqueda posterior y evitando el desperdicio de papel y espacio.

TRATO es la herramienta más eficiente para la gestión y administración de cualquier documento o proceso jurídico. ¡Puedes leer nuestro blog para conocer otras soluciones o agendar una demo con nuestro equipo legal para aclarar cualquier duda o conocer más sobre el tema!