CLM: Servicios y Funciones dentro de TRATO

TRATO es un software que ayudará a tu empresa en la administración y gestión tanto de contratos como de documentos electrónicos para el proceso previo y de post negociación, así como la firma de los participantes. A esta herramienta se le conoce como Contract Lifecycle Management (CLM). 

¿Qué es la administración de contratos o CLM?

La administración de contratos comprende la gestión para la creación, negociación y firma de contratos, así como el almacenamiento, medidas para la autenticación de los participantes y acciones de ejecución y cumplimiento de obligaciones a través de internet y otros medios electrónicos.

El uso de herramientas tecnológicas en la administración de contratos permite que los encargados del proceso contractual y los participantes ocupen su tiempo en tareas más importantes que la firma de contratos, renovación o traslados.

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¿Cómo gestionas tus documentos actualmente?*

¿Qué funciones ofrece un CLM ?

1. Gestión de documentos:

Para la gestión de documentos, un CLM como TRATO auxilia al Usuario en el desarrollo distintas etapas del proceso contractual:

1. Creación del documento.

La plataforma tecnológica de TRATO permite la firma digital válida de cualquier documento. El proceso de firma parte de la construcción del documento o contrato, en donde el usuario podrá establecer los datos de los participantes, sus obligaciones y el espacio de firma de cada uno.

2. Envío y negociación del documento.

Los participantes recibirán el documento o contrato en la bandeja de su correo electrónico y podrán hacer observaciones, comentarios o proponer modificaciones en la ventana de firma. La negociación y el envío quedarán registrados en el Ciclo de Vida del contrato y dicho registro estará almacenado en el expediente electrónico con el contrato.

3. Aceptación y firma del documento.

La firma electrónica del contrato brinda mayores elementos de seguridad que la firma convencional, derivado de la tecnología. Pueden implementarse medidas de seguridad biométricas o basadas en blockchain que permitan identificar a los usuarios en un contrato y que este no será modificado después de la fecha de firma.

4. Término y renovación automática del documento.

TRATO tiene integrado un calendario inteligente que al conectarse con los documentos enviados puede registrar distintas fechas como fechas de pago, renovación del contrato, terminación de vigencia, etc… El Usuario puede establecer notificaciones automáticas para recordar esas fechas a los participantes y enviar renovaciones de contrato u otros documentos de manera automática.

Medidas de seguridad de un CLM

Adicionalmente, pueden añadirse elementos de seguridad a la firma electrónica para dar certeza sobre la identidad y el momento de firma:

1. Blindaje biométrico de firmas electrónicas.

TRATO integra medidas de seguridad basadas en biometría para verificar que la persona que está firmando el contrato es quien dice ser. Por ejemplo, puede utilizarse el video de aceptación de los términos y condiciones del contrato, así como la verificación de la identificación oficial del participante contra la base de datos pública de la autoridad respectiva. También, puede compararse la fotografía de la identificación con una selfie del firmante al momento de firma del contrato.

Además de brindar mayor seguridad a la firma del documento, este tipo de medidas permiten que el usuario cumpla con distintos procedimientos exigidos por la autoridad, como la autenticación de usuarios a través de medios electrónicos para la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

Esta información está protegida y encriptada y solamente el usuario tendrá acceso a ella. Adicionalmente, los datos biométricos y personales están conectados al documento firmado, por lo que no podrán utilizarse con otra finalidad.

2. Geolocalización de los participantes.

La ubicación de los firmantes es un elemento que permite verificar el lugar de firma y relacionarlo con el domicilio de los participantes o de cumplimiento del contrato. Esta medida permite dar certeza del domicilio del firmante o del lugar de firma.

Este tipo de medidas permiten que el usuario cumpla con distintos procedimientos exigidos por la autoridad, como la autenticación de usuarios a través de medios electrónicos para la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

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