Las actas de asamblea son una de las tareas más sencillas, pero a la vez más tardadas dentro de una empresa. Cuando una compañía necesita, por ejemplo, otorgar un poder para la firma de un contrato, es necesario que los socios (o accionistas, dependiendo del tipo de sociedad) celebren un acta de asamblea.
Es muy difícil conseguir que los socios se reúnan personalmente para celebrar una asamblea por lo que normalmente se expiden poderes (proxies) para que un representante puedan asistir a dicha asamblea. El proceso consiste en los siguientes pasos: (1) los abogados se encargan de redactar el proxy para designar a los representantes legales (normalmente son los mismos abogados); (2) se envía el proxy por correo electrónico para su firma; (3) el documento se debe de imprimir, firmar y enviar por paquetería de vuelta a las oficinas de los abogados, y (4) se firma el acta de asamblea para su protocolización ante notario público.
El tiempo necesario para poder recibir el proxy firmado y poder celebrar la asamblea puede tomar entre 1 o 2 semanas. Esto sin considerar la posibilidad que el socio o su representante se encuentre de viaje, no cuente con acceso a una impresora o no haya una oficina de paquetería cerca, causando atrasos considerables en una operación urgente.
En caso de utilizar la firma electrónica, los abogados podrían enviar los proxies por correo electrónico y los socios firmarlos cuando quieran y en cualquier lugar con acceso a internet, representando un ahorro considerable de tiempo en la operación. Si los estatutos de la sociedad prevén la posibilidad de utilizar firmas electrónicas para este tipo de operaciones, tanto la empresa como sus socios lo van a apreciar mucho.
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