¿Para qué funciona la firma electrónica?

El uso de la firma electrónica o la firma digital (firma electrónica avanzada en México) ha evolucionado a través de los años. Al principio, fue desarrollada para presentar declaraciones fiscales de personas morales, ahora puede ser utilizada por cualquiera para celebrar contratos, comprar productos o contratar servicios.

Seguramente has abierto una cuenta de banco o contratado los servicios de alguna plataforma por internet como Netflix o probablemente has comprado productos a través de plataformas como Mercado Libre o Amazon.

Lo anterior es posible gracias a la existencia del Comercio Electrónico, los Contratos Digitales y el uso de las firmas electrónicas o firmas digitales.

Conoce más en: Firma electrónica

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es el medio de manifestación de la voluntad utilizado a través de medios electrónicos o distintos tipos de tecnología para generar el consentimiento de un Contrato, identificar al firmante e indicar que este aprueba la información, condiciones y obligaciones derivadas de un documento electrónico.

Jurídicamente, los artículos 89 y 97 del Código de Comercio definen a la Firma Electrónica Avanzada como aquella donde los datos de creación corresponden exclusivamente al firmante; estos datos de creación deben ser del control exclusivo del firmante, debe ser posible detectar cualquier  alteración posterior a la firma; y la firma debe estar integrada a un mensaje de datos.

Por ejemplo, una firma electrónica avanzada puede ser generada con la fisionomía de la persona – conocido como Biometría si quieres conocer más entra a https://trato.io/biometria-y-derecho-tu-cuerpo-como-contrasena – o códigos que sean de su conocimiento y uso exclusivo y son utilizadas para identificar un archivo digital con su creador o suscriptor.

Para que un documento firmado a través de medios electrónicos sea válido frente a cualquier autoridad es necesario que coincidan tres elementos: (i) el mensaje de datos; (ii) la firma electrónica avanzada; y, (iii) el certificado emitido por la Secretaría de Economía (NOM-151).

Firmas electrónicas con TRATO.

¿Cuáles son los elementos de la Firma Electrónica? 

i. Mensaje de datos:

El artículo 89 del Código* de Comercio define al mensaje de datos como la información generada recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología. 

Cualquier archivo electrónico puede considerarse un mensaje de datos; por ejemplo, el PDF de un contrato,  un activo digital, una asamblea celebrada a través de medios electrónicos, etc…

El artículo 89 Bis del Código de Comercio establece que se dará la misma validez a la información contenida en un mensaje de datos que la generada en un documento físico. Lo anterior se conoce como el principio de equivalencia funcional y permite el uso de medios electrónicos para la celebración de cualquier acto jurídico.

Conoce más en NOM 151, ¿qué es y cómo funciona?

ii. Firma Electrónica Avanzada

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La firma electrónica avanzada comprende al conjunto de datos y caracteres que permite la identificación de cualquier persona que la utiliza como medio legal para dar validez a sus actos proporcionándole los mismos efectos que una firma autógrafa, dicha firma se crea por medios electrónicos bajo el exclusivo control de la persona destino de tal forma que esta se encuentra vinculada únicamente a él así  como  a sus datos, lo que permite que sea detectable cualquier modificación que se haga de estos datos.

Definida en el Código de Comercio en los artículos 89 y 97 como aquella donde los datos de creación corresponden exclusivamente al firmante; son de su control exclusivo; debe ser posible detectar cualquier alteración posterior a la firma; y estar integrada a un mensaje de datos.

Existen distintas firmas electrónicas avanzadas, la más famosa es la e firma del SAT utilizada principalmente para emitir facturas electrónicas y presentar declaraciones fiscales, aunque también puede utilizarse con fines comerciales.

Por otro lado, existe la firma electrónica avanzada emitida por el Consejo de la Judicatura Federal para el desarrollo de los juicios de amparo en línea.

Finalmente, existen las firmas electrónicas avanzadas desarrolladas por el sector privado para ofrecer los servicios de contratación electrónica y digitalización de procesos jurídicos en general.

Para que una Firma Electrónica sea considerada Avanzada, debe cumplir con requisitos de control y seguridad.

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La NOM 151 es el marco que regula las características que deben tener las constancias de conservación de mensajes de datos en los documentos electrónicos, también conocidos como sellos de tiempo.

Estos certificados de tiempo sirven para garantizar que un documento no sea alterado después de su firma y son distintos dependiendo la jurisdicción en la que se necesite firmar y ejecutar el contrato.

En el caso de México, la Nom-151 es emitida por la Secretaría de Economía y garantiza que los documentos con firma electrónica no puedan ser alterados de ninguna forma, además de ser válidos frente a cualquier autoridad.

Al utilizar la NOM 151 en los documentos y contratos  electrónicos, se cumple con los principios establecidos en la Ley de:

Equivalencia funcional

Consiste en que la Firma Electrónica en un documento electrónico o en su caso, en un mensaje de datos, satisface el requisito de  firma  del mismo modo que la firma autógrafa en los documentos impresos.

Neutralidad Tecnológica

Consiste en que la tecnología utilizada para la emisión de certificados digitales, para las presentaciones digitales y para la prestación de los servicios relacionados con la Firma Electrónica garantiza la autoría e integridad del documento y que dicha firma corresponde exclusivamente al firmante.

Autenticidad

Consiste en que la Firma Electrónica en un documento electrónico o en su caso, en un mensaje de datos, permite dar certeza de que él mismo  ha emitido por el firmante de manera tal que su contenido le es atribuible al igual que las consecuencias jurídicas que de él deriven.

No repudio

Consiste en que la Firma Electrónica contenida en documentos electrónicos garantiza la autoría e integridad del documento y que dicha firma digital corresponde exclusivamente al firmante.

Confidencialidad

Consiste en que la Firma Electrónica en un documento electrónico o en su caso, en un mensaje de datos, garantiza que solo puede ser cifrado por el firmante y el receptor.

En ese sentido, la Firma Electrónica puede utilizarse para la celebración de distintos actos como:

  • Documentos Corporativos;
  • Protección de Derechos de Autor
  • Contratación de Servicios
  • Procedimientos administrativos
  • Comunicaciones Certificadas y
  • Procedimientos Judiciales.

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¿Qué ventajas ofrece firmar electrónicamente?

Principalmente, las empresas han optado por digitalizar sus procesos administrativos y operativos para hacerlos más ágiles y eficientes a la luz del cliente y sus proveedores. La ventaja sobre la firma autógrafa es que puede realizarse desde cualquier lugar, con cualquier dispositivo móvil y en tiempo real con todos los participantes.

Las firmas electrónicas tienen los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa y pueden ser utilizadas como prueba frente a cualquier autoridad. Además, la tecnología permite garantizar la autenticidad de los documentos y establecer medios de control para evitar modificaciones posteriores a los documentos firmados de manera electrónica.

Para la construcción de una firma electrónica, una plataforma tecnológica como TRATO recaba la información biométrica <contenido biometría> y los datos de los firmantes para incluirlos en un archivo digital en forma de certificación integrados al documento firmado para evitar modificaciones posteriores.

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En muchos casos, los documentos firmados en papel tienen que resguardarse durante largos periodos de tiempo, lo que implica pérdida de espacio por el almacenamiento. Al firmar electrónicamente, la información generada por el usuario estará disponible en la nube sin hacer uso de espacio físico.

Estos beneficios se traducen en mayor satisfacción para el cliente que, a su vez, repercute de forma positiva en la empresa.

Conoce más en: Contratos Electrónicos en México

Conoce más en: Gestión de contratos y sus beneficios

TRATO y la Firma Electrónica

Gracias a la existencia del Comercio Electrónico, la firma electrónica, el mensaje de datos, etc…, se desarrollaron los Contract Lifecycle Management (CLM) como TRATO. Un Contract Lifecycle Management (CLM) es un sistema para la gestión de documentos y firmas electrónicas que auxilia al usuario desde el momento de la construcción de un contrato, hasta su negociación, firma, ejecución y resguardo.

El uso del CLM te permitirá monitorear la trazabilidad de los documentos que trabajes de manera electrónica, almacenando toda la documentación relacionada con los mismos. Además, ofrece el flujo de negociación que permite al usuario colaborar en la construcción y firma de documentos electrónicos  con otras personas externas de la plataforma a través del mensaje de datos.

En concreto, puede utilizarse la firma electrónica avanzada de TRATO, misma que cumple con los requisitos establecidos en el artículo 89 del Código de Comercio y la Firma Electrónica Avanzada.

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