Cinco medidas para optimizar tu administración de contratos

Cinco medidas para optimizar tu administración de contratos

Es muy común que los documentos impresos se pierdan. Normalmente, cuando estos documentos derivan de un acto jurídico como la firma de contratos o un proceso burocrático, conseguirlos de vuelta será muy complicado. ¿Te ha pasado?

8 de cada 10 empresas han tenido experiencias negativas por el uso de papel impreso en el desarrollo de sus operaciones. En las oficinas hay documentos perdidos por negligencia o accidentes, deterioro, almacenamiento ineficiente y normalmente es complicado encontrar el papel que necesitamos. Las empresas han tomado medidas para optimizar su proceso de contratación y almacenamiento de información con la adopción de las siguientes medidas:

Estos son más beneficios de la Administración de contratos

1. ¡Utiliza tu firma electrónica!

Recuerda que la tecnología es el mejor aliado para ahorrar tiempo y recursos aprovecha la firma electrónica para que tus clientes y proveedores puedan celebrar negocios rápido y desde cualquier parte del mundo. Además, actualmente existe regulación que valida el uso de la firma digital o firma electrónica en todo tipo de documentos. 

Firmar tradicionalmente es lento, caro y tedioso. Optimiza tu proceso de contratación firmando electrónicamente y brinda una mejor experiencia a los participantes de tu operación.  

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Almacena tus documentos en un repositorio en la nube.

La nube es la herramienta más eficiente para la gestión de información en un equipo de trabajo. Por su infraestructura, es posible que múltiples usuarios tengan acceso a la misma información instantáneamente y sujeto a la configuración de permisos y facultades.

Es una forma sencillas de mejorar la gestión de contratos y al mismo tiempo almacenarlos en una sola fuente, lo que te permitirá evitar los procesos de búsqueda de información lentos y manuales. 

Los repositorios en la nube permiten que el equipo de trabajo acceda a la información desde cualquier ubicación en cualquier dispositivo digital.   

2. Configura recordatorios automáticos para cada paso del proceso de contratación, así como alarmas para renovaciones automáticas y terminaciones de vigencia.

Aprovecha todas las funciones de tus dispositivos móviles. El calendario es un excelente aliado para recordar fechas importantes. La configuración de recordatorios para las etapas de un contrato, así como las fechas de renovación automática y las fechas de vencimiento del contrato, te ayudará a llevar una mejor administración del proceso de contratación.

Las personas tendrán el tiempo suficiente para revisar la información que reciben y tomar decisiones. Además, con el tiempo suficiente es posible hacer correcciones sobre cualquier error.

Utiliza alertas de calendario para no olvidar fechas importantes.

3. Utiliza plantillas pre aprobadas que cumplan los requisitos legales.

No pierdas tiempo escribiendo documentos desde el inicio en cada operación. Normalmente la estructura de los documentos que se firman en una operación de contratos es la misma, por lo que puedes tener preparadas plantillas pre aprobadas que cumplan los requisitos legales y solo cambiar la información específica para enviar los documentos a firma.

Además, utilizar estas plantillas en un repositorio en la nube, permitirá que tu equipo de trabajo colabore más fácilmente. Ayuda a que tu equipo legal trabaje estratégicamente y aplique sus conocimientos legales en tareas más complejas que la elaboración de documentos.

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4. Supervisa las etapas de proceso de contratación.

Para que cualquier negocio se cumpla, es importante que los interesados den seguimiento a las etapas del proceso. Mantén a los participantes del proyecto informados con una aplicación que te permita conocer el estatus de cada etapa del proceso de contratación, así como el ciclo de vida de los contratos, el envío o recepción de documentos e información, cumplimiento de obligaciones, pagos, etc…

Un CLM o Contract Lifecycle Management, puede ayudar a cualquier persona o empresa a administrar y rastrear los contratos de su organización, así como monitorear su ejecución y cumplimiento, entre otras cosas. La adopción de las medidas descritas en este artículo ayudarán a mejorar tu proceso de contratación y reducir los riesgos que puedan existir en materia legal y financiera.

Un CLM cuenta con las funciones descritas en este artículo y algunas otras más.

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